PERCEPTIONS OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM EFFECTIVENESS: PRELIMINARY FINDINGS FROM THE MALAYSIAN FEDERAL GOVERNMENT

Abstract

This paper presents preliminary work towards understanding the use of the Accounting Information System (AIS) in the Malaysian Federal Government setting, by investigating AIS users’ perceptions of the system’s effectiveness. Recently, the Government upgraded its AIS to cater for the function of accruals accounting treatment, as well as to improve financial reporting practice. The advancement of the system entailed a huge investment in both money and human capital preparation. As such, the installed system is expected to be effective in order to make the investment worthwhile. However, past literature has shown the measurement of system effectiveness to be rather ambiguous and inconsistent due to variations in the definition of system effectiveness. This has caused difficulties for both researchers and practitioners, in terms of making comparisons between studies to objectively assess AIS effectiveness. Therefore, this study is significant, in that it presents qualitative evidence from unstructured preliminary fieldwork, combining both group discussion and observational approaches. This preliminary study: (i) provides insight into the history of AIS enhancement and AIS current practice in the Malaysian Federal Government; (ii) provides an understanding of AIS users’ perceptions of AIS effectiveness; and (iii) uncovers nine criteria for an effective system.

Abstrak

Makalah ini membentangkan permulaan kerja ke arah memahami penggunaan Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) dalam persekitaran Kerajaan Persekutuan Malaysia, dengan menyiasat persepsi pengguna AIS tentang keberkesanan sistem. Baru-baru ini, Kerajaan menaik taraf AIS untuk memenuhi fungsi perakaunan akruan, serta untuk meningkatkan amalan pelaporan kewangan. Kemajuan sistem ini melibatkan pelaburan besar dalam penyediaan modal wang dan insan. Oleh itu, sistem yang dipasang dijangka berkesan untuk menjadikan pelaburan itu berbaloi. Walau bagaimanapun, literatur masa lalu telah menunjukkan pengukuran keberkesanan sistem menjadi agak kabur dan tidak konsisten kerana variasi dalam definisi keberkesanan sistem. Ini telah menyebabkan kesukaran untuk kedua-dua penyelidik dan pengamal, dari segi membuat perbandingan antara kajian secara objektif menilai keberkesanan AIS. Oleh itu, kajian ini adalah penting, kerana ia membentangkan bukti kualitatif dari kerja lapangan awal yang tidak berstruktur, menggabungkan kedua-dua perbincangan kumpulan dan pendekatan pemerhatian. Kajian awal ini: (i) memberikan wawasan tentang sejarah penambahbaikan AIS dan amalan semasa AIS dalam Kerajaan Persekutuan Malaysia; (ii) memberi kefahaman tentang persepsi pengguna AIS tentang keberkesanan AIS; dan (iii) menyelongkar sembilan kriteria untuk sistem yang berkesan.